Integritetspolicy

1. Vilka vi är

TRNPK Sweden AB, som bedriver verksamhet under namnen Turnpike och Turnpike Group, ansvarar för den behandling av personuppgifter som beskrivs i denna integritetspolicy när vi agerar som personuppgiftsansvarig.

Dataskyddsombud: Martin Henrysson – martin@turnpikegroup.com.

I denna policy avser ”Turnpike”, ”vi”, ”oss” och ”vår” TRNPK Sweden AB.

Vi hanterar personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen, förordning (EU) 2016/679 (”GDPR”), och tillämplig svensk dataskyddslagstiftning.

Denna policy förklarar hur personuppgifter hanteras. Den är inte en begäran om samtycke, och ett besök på vår webbplats innebär inte att du samtycker till all behandling som beskrivs här.

2. När denna policy gäller

Policyn omfattar personuppgifter i samband med besök på vår publika webbplats, kontakter med oss, förfrågningar om demonstrationer, kommunikation om våra produkter och tjänster, affärsrelationer, prenumerationer på uppdateringar och ansökningar om möjligheter hos Turnpike.

Den förklarar också vår allmänna roll när våra företagskunder använder Turnpikes programvara, appar för kroppsburna enheter, översiktspaneler och uppkopplade tjänster.

För webbplatsbesökare och affärskontakter: Turnpike är personuppgiftsansvarig när vi bestämmer varför och hur dina personuppgifter behandlas för vår egen verksamhet.

För personer som använder Turnpike genom sin arbetsgivare eller en annan organisation: organisationen är normalt personuppgiftsansvarig för den arbetsplats- eller verksamhetsrelaterade behandling som den bestämmer över. Turnpike agerar som personuppgiftsbiträde när vi hanterar berörda uppgifter enligt organisationens instruktioner.

Din organisations integritetsinformation beskriver dess ändamål, rättsliga grunder, inställningar, åtkomstbehörigheter och lagringsrutiner. Denna policy kompletterar, men ersätter inte, den informationen.

Separata integritetsmeddelanden kan gälla för särskilda appar, införanden eller anställningsrelaterade aktiviteter. Där anges vilken behandling de omfattar.

3. Vilka personuppgifter vi samlar in och varifrån de kommer

Vilka uppgifter vi behandlar beror på din relation till oss.

Kontakt- och yrkesuppgifter kan omfatta namn, e-postadress på arbetet, telefonnummer, arbetsgivare, befattning och kontaktuppgifter i tjänsten.

Uppgifter om förfrågningar och relationer kan omfatta meddelanden, mötesbokningar, demoförfrågningar, behov du beskriver, förslag, supportkorrespondens och dokumentation av affärskommunikation.

Avtals- och betalningsuppgifter kan omfatta uppgifter om behöriga företrädare, underskrifter, faktureringskontakter, fakturauppgifter och transaktionsunderlag.

Tekniska uppgifter kan omfatta IP-adresser, webbläsar- och enhetsinformation, åtkomsttider, begärda sidor, felregistreringar och säkerhetsloggar. Valfri spårning kan dessutom omfatta cookieidentifierare, webbplatsinteraktioner och reklamrelaterad information, beroende på de val som beskrivs nedan.

Rekryteringsuppgifter kan omfatta ansökan, CV, kvalifikationer, yrkeserfarenhet, arbetsprover, intervjuuppgifter och relevanta referenser.

Vi får uppgifter direkt från dig, genom dina interaktioner med våra system och, när det är relevant, från din organisation eller en behörig affärskontakt. Affärskontaktuppgifter kan också komma från yrkesmässiga introduktioner, företagswebbplatser eller andra relevanta offentliga yrkeskällor.

När vi får uppgifter indirekt informerar vi om den relevanta källan och lämnar den integritetsinformation som krävs inom tillämpliga tidsfrister enligt GDPR.

Skicka inte hälsouppgifter, personnummer, lösenord, betalkortsuppgifter eller onödiga konfidentiella uppgifter via allmänna webbformulär.

4. Varför vi behandlar personuppgifter och våra rättsliga grunder

Följande gäller behandling där Turnpike är personuppgiftsansvarig. Plattformshantering som kunden ansvarar för beskrivs i avsnitt 5.

När vi stödjer oss på berättigade intressen bedömer vi om behandlingen är nödvändig och om dina intressen, rättigheter och friheter väger tyngre. Du kan invända enligt avsnitt 13.

Ett avtal med din arbetsgivare innebär inte automatiskt att nödvändighet för avtal är rättslig grund för behandlingen av dina personuppgifter. Artikel 6.1 b gäller när det relevanta avtalet är med dig personligen, eller när behandlingen behövs för åtgärder som du begär innan avtalet ingås.

För identifierbara reklambilder, inspelningar eller kunduttalanden inhämtar vi relevant tillstånd och informerar om den avsedda publiceringen. Deltagande i ett vanligt möte betraktas inte som tillstånd att spela in, transkribera eller publicera det.

5. Personuppgifter i kundernas användning av plattformen

Turnpikes lösningar stödjer personalkommunikation, samordning av uppgifter, aviseringar och operativa arbetsflöden.

Beroende på aktiverade funktioner och kundens konfiguration kan behandlingen omfatta användar- eller enhetsidentifierare, organisationsroller, team, arbetsplatser, arbetspass, tilldelade uppgifter, förfrågningar, aviseringar, kvittenser, tidsstämplar och tillhörande verksamhetsuppgifter.

Exakt vilka uppgifter som ingår, även uppgifter via integrationer, ska framgå av relevant information om införandet och villkoren för personuppgiftsbehandlingen.

När Turnpike är personuppgiftsbiträde behandlar vi uppgifterna enligt kundens dokumenterade instruktioner och ett personuppgiftsbiträdesavtal som uppfyller artikel 28 GDPR. Avtalet reglerar bland annat sekretess, säkerhet, underbiträden, hjälp med enskildas rättigheter, incidenthantering och radering eller återlämning av uppgifter.

Kunden ansvarar för de ändamål och inställningar som kunden bestämmer, inklusive lämplig information till anställda och andra berörda. Turnpike ansvarar fortsatt för de skyldigheter som gäller vår egen roll.

Att använda en Turnpike-enhet eller app innebär inte i sig att en anställd samtycker till övervakning. Behandling på arbetsplatsen kräver lämplig rättslig grund, ett proportionerligt ändamål och lämpliga skyddsåtgärder.

Om Turnpike självständigt bestämmer ett ändamål för viss plattformsrelaterad information ska denna behandling som personuppgiftsansvarig beskrivas i tillämplig integritetsinformation. Kundernas verksamhetsuppgifter är inte fritt tillgängliga för vår obegränsade användning.

6. Marknadsföring, cookies och liknande tekniker

E-postkommunikation

Vi skiljer på att besvara en förfrågan och att skicka valfri marknadsföring.

En förfrågan eller demobokning innebär inte att du automatiskt prenumererar på ett nyhetsbrev. Om du prenumererar på e-postuppdateringar använder vi dina uppgifter för den prenumeration du väljer.

Du kan när som helst återkalla samtycke till prenumerationen eller invända mot direktmarknadsföring via instruktionerna för avregistrering eller genom att kontakta oss.

Vi kan spara en begränsad spärruppgift, exempelvis din e-postadress och din avregistreringsstatus, för att fortsatt respektera ditt val. Denna uppgift används inte för att skicka marknadsföring.

Nödvändig kommunikation om en befintlig tjänst, en säkerhetsfråga eller ett avtal är åtskild från valfri marknadsföring.

Cookies och spårning på webbplatsen

Vår webbplats använder cookies eller liknande tekniker för de ändamål som anges i vår cookiepolicy och i cookieinställningarna.

Strikt nödvändiga tekniker kan användas utan samtycke när lagen tillåter det. Valfri analys, annonsering och andra tekniker som kräver samtycke aktiveras först när du gör det relevanta valet.

Du kan acceptera eller avvisa valfria tekniker och ändra eller återkalla samtycke via Cookieinställningar. Att fortsätta surfa utgör inte samtycke.

Vår cookieinformation anger vilka tekniker och leverantörer som används, deras ändamål, berörda uppgifter och varaktighet. Den förklarar även relevant behandling hos tredje part.

7. Automatisering, profilering och artificiell intelligens

Vissa Turnpike-funktioner innebär automatisering, exempelvis filtrering av aviseringar eller fördelning av förfrågningar. Automatisering innebär inte nödvändigtvis att beslut med rättsliga eller liknande betydande följder fattas om en person.

När en kunds användning innebär profilering eller automatiserade beslut ska relevant integritetsinformation förklara den faktiska behandlingen. Om artikel 22 GDPR är tillämplig ingår meningsfull information om den bakomliggande logiken, betydelsen och de förutsedda följderna samt tillämpliga skyddsåtgärder och rättigheter.

Denna policy ger inte Turnpike rätt att återanvända kunders personuppgifter för att träna generella AI-modeller eller för orelaterade ändamål. Varje föreslagen ytterligare användning kräver en separat fastställd rättslig grund, lämplig transparens och efterlevnad av relevanta kundavtal.

8. Vem som får personuppgifter

Åtkomst och utlämnande begränsas till vad som är relevant för de ändamål som beskrivs i policyn.

Behörig personal kan få tillgång till uppgifter när det behövs för deras ansvarsområden, med sekretess och åtkomstkontroller.

Tjänsteleverantörer kan behandla uppgifter för att tillhandahålla webbhotell, e-post, mötesbokning, hantering av affärskontakter, support, dokumentlagring, bokföring och IT-säkerhet.

Analys- och annonsleverantörer kan få uppgifter när relevanta tekniker aktiveras med nödvändigt samtycke. Deras identiteter, ändamål och roller beskrivs i tillhörande cookie- och leverantörsinformation.

Professionella rådgivare och myndigheter kan få relevanta uppgifter när det behövs för bokföring, revision, juridisk rådgivning, försäkringsfrågor, rättsliga anspråk eller efterlevnad av lagliga krav.

När en leverantör behandlar uppgifter för vår räkning säkerställer vi lämpliga behandlingsvillkor. Vissa mottagare, exempelvis myndigheter eller vissa professionella rådgivare, är självständigt personuppgiftsansvariga för sin behandling.

Att en partners namn eller logotyp visas på vår webbplats innebär inte att vi delar dina personuppgifter med den organisationen.

9. Var personuppgifter behandlas

Behandlingsplatser beror på berörda system, leverantörer och tjänster. Lagring, supportåtkomst och vidare behandling behöver alla beaktas.

När personuppgifter görs tillgängliga för en mottagare utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet använder vi en tillämplig överföringsmekanism enligt GDPR. Beroende på land och mottagare kan det vara ett tillämpligt beslut om adekvat skyddsnivå från EU-kommissionen eller lämpliga skyddsåtgärder som standardavtalsklausuler.

När det krävs bedömer vi skyddsåtgärdernas effektivitet och tillämpar kompletterande åtgärder. Att acceptera denna policy innebär inte samtycke till en internationell överföring.

Du kan kontakta oss för information om de skyddsåtgärder som gäller dina uppgifter och hur du får en kopia.

10. Hur länge vi sparar personuppgifter

Vi sparar personuppgifter för definierade ändamål och raderar eller anonymiserar dem på lämpligt sätt när de inte längre behövs, om inte fortsatt lagring motiveras av en rättslig förpliktelse eller ett specifikt rättsligt anspråk.

Olika kategorier har olika lagringstider.

Kravet på lagring av bokföringsmaterial gäller relevanta bokföringsunderlag, inte automatiskt varje e-postmeddelande, förfrågan eller plattformsuppgift.

När uppgifter sparas särskilt för ett rättsligt anspråk begränsas åtkomst och användning till det ändamålet.

Efter radering från aktiva system kan uppgifter finnas kvar i åtkomstbegränsade säkerhetskopior i upp till 30 dagar före schemalagd radering eller överskrivning.

Uppgifter betraktas inte som anonyma enbart för att namn har tagits bort. Om de fortfarande kan kopplas till en person omfattas de fortsatt av dataskyddskraven.

11. Om du behöver lämna uppgifter

Du kan normalt besöka den publika webbplatsen utan att lämna namn eller affärskontaktuppgifter, men nödvändiga tekniska uppgifter behandlas när webbplatsen levereras till din enhet.

Det är frivilligt att lämna uppgifter via ett kontakt- eller demoformulär. Utan tillräckliga kontaktuppgifter eller information om din förfrågan kan vi dock vara förhindrade att svara eller ordna det begärda mötet.

Vissa uppgifter kan behövas för att ingå avtal, tillhandahålla en efterfrågad tjänst eller uppfylla en rättslig förpliktelse. Vi förklarar relevanta krav när uppgifterna samlas in.

Samtycke till valfri marknadsföring är inte ett villkor för att skicka en förfrågan.

För appar som används av kunder förklarar din organisation vilka uppgifter som krävs för användningen och följderna av att inte lämna dem.

12. Hur vi skyddar personuppgifter

Vi tillämpar tekniska och organisatoriska åtgärder som är lämpliga med hänsyn till uppgifternas art och de risker som behandlingen medför.

Det omfattar att begränsa åtkomst till behöriga personer, hantera åtkomstbehörigheter, upprätthålla lämpliga sekretessarrangemang och tillämpa skyddsåtgärder för berörda system och leverantörer.

Säkerhetsåtgärderna ses över när system, behandlingar och risker förändras. Inget system kan garanteras vara helt säkert, men det minskar inte vårt ansvar att tillämpa lämpligt skydd.

Vid en personuppgiftsincident bedömer vi händelsen och gör de anmälningar och underrättelser som tillämplig lag kräver. För behandling för en kunds räkning följer vi också våra skyldigheter att underrätta och hjälpa kunden.

13. Dina rättigheter

Beroende på omständigheterna och tillämpliga rättsliga villkor har du rättigheter som rör dina personuppgifter.

Tillgång och rättelse. Du kan fråga om vi behandlar uppgifter om dig, begära tillgång till dem och be oss rätta felaktiga eller ofullständiga uppgifter.

Radering och begränsning. Du kan begära radering eller begränsning av behandling när relevanta villkor är uppfyllda. Rättigheterna är inte absoluta; vissa uppgifter kan exempelvis behöva sparas för att uppfylla en rättslig förpliktelse eller hantera ett rättsligt anspråk.

Invändning. Du kan av skäl som rör din specifika situation invända mot behandling som grundas på berättigade intressen. Vi upphör med behandlingen om vi inte kan visa ett tillämpligt övervägande skäl eller behöver uppgifterna för rättsliga anspråk.

Direktmarknadsföring. Du kan när som helst invända mot behandling för direktmarknadsföring, inklusive tillhörande profilering. Vi slutar då använda dina personuppgifter för det ändamålet.

Dataportabilitet. När behandlingen är automatiserad och grundas på samtycke eller ett avtal med dig kan du begära att få berörda personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format samt, när det är tekniskt möjligt, få dem överförda till en annan personuppgiftsansvarig.

Återkalla samtycke. När behandlingen grundas på ditt samtycke kan du återkalla det när som helst. Återkallelsen påverkar inte lagligheten av behandling som skett dessförinnan.

Automatiserade beslut. Du har de skydd och rättigheter som gäller beslut som enbart grundas på automatiserad behandling och har rättsliga eller liknande betydande följder, inklusive tillämpliga rättigheter till mänskligt ingripande och att bestrida ett beslut.

14. Utöva dina rättigheter och lämna klagomål

För begäranden som rör behandling där Turnpike är personuppgiftsansvarig, kontakta info@turnpikegroup.com.

Lämna tillräcklig information för att vi ska förstå din begäran. Vid rimliga tvivel om din identitet kan vi begära proportionerliga ytterligare uppgifter för att undvika att lämna ut personuppgifter till fel person.

Vi svarar utan onödigt dröjsmål och normalt inom en månad. Om GDPR medger förlängning på grund av begärandenas komplexitet eller antal kan tiden förlängas med upp till ytterligare två månader. Vi förklarar förlängningen inom den första månaden. Begäranden hanteras normalt kostnadsfritt.

Om din begäran gäller uppgifter som behandlas för en kunds räkning hjälper vi till att hänvisa den till rätt personuppgiftsansvarig och stödjer denne enligt våra skyldigheter.

Du kan klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) eller en annan behörig tillsynsmyndighet, särskilt i det land där du vanligtvis bor eller arbetar eller där du anser att en överträdelse har skett.

Du behöver inte kontakta Turnpike innan du lämnar ett klagomål.

15. Tredjepartstjänster och barn

När du följer en länk till en självständigt driven webbplats eller använder en extern tjänst kan även leverantörens integritetsinformation gälla.

Detta tar inte bort Turnpikes ansvar för vår egen behandling, vårt val och vår användning av leverantörer eller eventuellt tillämpligt gemensamt ansvar.

Vår publika webbplats och våra kommersiella förfrågningar riktar sig till företag och yrkesanvändare, inte till barn.

Det innebär inte att en kunds användning får bortse från uppgifter om yngre arbetstagare eller andra barn. Om sådan behandling förekommer ska den ansvariga organisationen hantera den i relevant bedömning av införandet och integritetsinformation.

16. Ändringar av policyn

Vi kan uppdatera policyn när våra behandlingar, tjänster eller tillämpliga krav förändras.

Den aktuella versionen publiceras på denna sida med sitt ändringsdatum. Om en väsentlig ändring kräver ytterligare information lämnar vi den på lämpligt sätt.

Innan personuppgifter används för ett nytt ändamål lämnar vi den information som krävs och fastställer nödvändig rättslig grund.

Publicering av en uppdaterad policy skapar inte samtycke och utvidgar inte ett samtycke som du tidigare har lämnat.